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Você sabe qual o custo de uma comunicação falha para a sua empresa?

Se você achou a pergunta acima muito direta, temos um aviso: quanto mais objetiva e clara for a comunicação da sua empresa, melhor.

E a falta de comunicação, apesar de parecer abstrata, gera prejuízos reais para a sua empresa. Vários estudos e livros já foram publicados a respeito e estabelecem uma relação entre a falta de uma boa comunicação interna a intenção dos colaboradores de deixarem uma empresa.

O que se segue é uma bola de neve negativa: os talentos se vão e você precisa contratar outros. Quem já trabalhou com vendas conhece a frase que diz: ‘é mais caro conquistar um novo cliente do que investir em sua fidelização’. Isso também vale para colaboradores!

Em um estudo feito pelo Centro de Progresso Americano, o custo de perder um funcionário e substituí-lo varia de 16% a até 216% do salário anual do colaborador, dependendo do cargo que ele ocupa.

Isso acontece porque além dos custos diretos do desligamento como pagamento de rescisão e benefícios trabalhistas, por exemplo, você vai ter uma série de gastos com a nova contratação como treinamento, perda de produtividade na equipe desfalcada (isso quando a saída do colaborador não afeta também a produtividade dos demais), erros do novo colaborador e muitos outros.

Mas o que pode gerar essa falta de comunicação?

Esta é uma questão muito complexa e também interessante. O escritor e filósofo escocês George Bernard Shaw tem uma frase que diz que ‘o maior problema com a comunicação é a ilusão de que ela já foi alcançada’.

E esta é a primeira pista do que pode estar acontecendo na sua empresa: gestores, líderes e colaboradores, podem achar que já se comunicam bem. Mas será que isso é verdade?

Faça um teste rápido e tente responder sinceramente às perguntinhas abaixo:

– Quantas reuniões de alinhamento são feitas por semana?
– Quais são as pessoas envolvidas nessas reuniões?
– Existem pautas claras e bem definidas em cada um desses encontros?
– Essas reuniões são longas ou curtas? Elas resolvem o problema pelo qual foram convocadas ou todos saem com a sensação de ‘não terem resolvido nada?
– As equipes sabem o que as outras pessoas da empresa fazem (ou pelo menos a função de todos os departamentos da sua empresa)?
– Quando acontece um problema, todos se unem para buscar uma solução ou começa um jogo de ‘empurra-empurra?
– Todas as pessoas da sua empresa receberam treinamento adequado para desempenharem suas funções ou ficam perdidas e sem saber o que fazer em determinadas situações?
– Existe algum mecanismo para acompanhar e mensurar resultados de tarefas como Kanban, OKR, Métodos Ágeis, etc?
– Esses mecanismos são de fácil acesso ou ficam escondidos em planilhas que só os ‘chefes’ conseguem ver?
– Os líderes da sua empresa definem metas em conjunto com os liderados ou eles ficam sabendo só nas vésperas que ficaram ‘aquém’ das expectativas dos chefes?

Se formos listar todas as perguntas aqui, com certeza precisaríamos publicar um livro inteiro. Mas estas são algumas perguntas-chave que podem te ajudar a descobrir se a sua empresa está se comunicando bem ou mal.

Reuniões de alinhamento são extremamente importantes, para comunicar as expectativas, mas também para entender a realidade da viabilidade das entregas. Note que alinhamento não é imposição. É preciso chamar todas as pessoas envolvidas e que serão impactadas na produção de um determinado projeto e decidir em conjunto a melhor solução.

É fácil estabelecer metas para os outros!

Ser objetivo e claro é um pré-requisito para estabelecer uma boa comunicação. Nada de ‘jogos de adivinhação’: se o seu colaborador não sabe o que está acontecendo ou pra onde tem que ir, ou se você não deu os recursos que ele precisa para executar a tarefa, dificilmente vai ver sentido nela e gerar resultados. Não existe milagre da bonificação ou incentivo financeiro que possam levar a um fim diferente.

Em pesquisa da Spikes Cavell, 57% dos projetos de TI que não alcançaram os resultados esperados falharam por causa de uma comunicação ruim entre as partes interessadas. Outro artigo da Holmes Report relata que a falta de comunicação antecipada de mudanças organizacionais pode gerar um aumento de 42% na má conduta dos colaboradores, afetando diretamente a produtividade da companhia.

Dados mais recentes mostram ainda que oitenta por cento de colaboradores de empresas nos EUA acham que falhas na comunicação dentro da empresa contribuem para o estresse causado pelo trabalho. Entre os elementos mais prejudiciais estão o uso incorreto de ferramentas de comunicação (58%), a falta de informes por parte da empresa (43%) e a dificuldade de encontrar a informação necessária para a realização de tarefas.

Outros especialistas também listaram algumas barreiras que atrapalham a comunicação de uma empresa: distâncias físicas entre equipes, burocracias dentro da organização, falta de canais de comunicação (um mural na parede com avisos ou ferramentas de última geração, o que importa é ter um canal eficiente) ou até mesmo barreiras humanas (líderes que ficam retendo as informações ou diretores que não apoiam as iniciativas).

O site endomarketing.tv tem uma comparação interessante da comunicação com um sistema de irrigação. Vamos imaginar que as informações importantes que uma empresa deseja transmitir para seus colaboradores seja a água que passa pelo sistema de irrigação. A comunicação é o motor que bombeia a água para os canos até chegar às plantas (colaboradores) e a tubulação são os canais de comunicação que entregam essas informações.

Moral da história: quanto mais longe o colaborador estiver da fonte da informação (os diretores ou donos), menos chance ele tem de saber da existência dela. Ou quanto mais obstáculos (canos furados) a informação receber pelo caminho, mais chances de falhar no final.

Como reagir e mudar a comunicação da empresa?

Mas se você está lendo este artigo até aqui é porque quer mudar a comunicação dentro da sua empresa. E você está completamente certo em desejar isso. Estudos da Tower Watson afirmam  empresas com comunicadores altamente efetivos possuem um retorno financeiro aos acionistas 47% superior às empresas que são menos efetivas na comunicação.

Mas o que é preciso ter para se comunicar bem? Quais são as características de uma boa comunicação?

Se comunicar é transmitir uma mensagem de forma eficaz, então você precisa primeiro  estimular a cultura da comunicação (se a sua empresa não tem). Então, o primeiro passo é fazer com que seus colaboradores enxerguem o valor que uma boa comunicação pode fazer em suas vidas profissionais. Por isso, facilite esse processo ao máximo: ajude esses colaboradores no que precisarem para se comunicar com seus gestores (e vice-versa). Acompanhar, por exemplo, a definição de metas das equipes pode ser uma boa forma de começar e descobrir como essas mensagens são entregues por ambos.

Certifique-se que a informação foi repassada corretamente, pergunte o que todos entenderam e estimule que tanto líderes quanto a equipe mantenham todos os envolvidos atualizados sobre eventuais mudanças – neste ponto, ferramentas de gerenciamento de tarefas como Trello, Asana, JIRA e outros são fortes aliados e dão agilidade a esses processos.

Dê atenção especial aos novos colaboradores: por mais inteligentes e dedicados que sejam eles estão por fora de processos específicos da sua empresa. Além de investir em um treinamento adequado, certifique-se que seus líderes mostraram os processos mais básicos para o desempenho de sua função. Se preciso for crie um documento ou apresentação com esses processos ou descreva o que cada área ou pessoa da sua empresa faz e estimule o espírito de colaboratividade entre as equipes de forma saudável e não impositiva.

Por fim, segue um checklist de uma boa comunicação para promover dentro da sua empresa:

– Seja objetivo: Prefira sempre uma linguagem clara e objetiva (sem rodeios, termos técnicos, siglas, piadas internas, etc). Se as pessoas não conseguirem entender o que foi dito é porque você não conseguiu se comunicar bem;
– Inclua os envolvidos: tenha uma coisa em mente – é sempre ‘nós’ e nunca ‘eu’. Se for propor uma tarefa para uma equipe, tente explicar o sentido e a motivação por trás dela e peça a opinião de todos antes de decidir o prazo de entrega;
– Promova os valores da empresa: sempre que puder, lembre os colaboradores dos valores e a missão da empresa. Assim, eles conseguem enxergar com mais clareza os objetivos da companhia e as formas como podem ajudar a gerar resultados;
– Dê feedback e críticas construtivas: como seu colaborador vai saber se está indo bem ou não? Você precisa estabelecer uma agenda periódica de feedbacks entre eles e seus líderes e se certificar que estão incluindo críticas construtivas que sejam possíveis de serem aplicadas;
– Tenha empatia sempre: parta do pressuposto que o tempo de todos é valioso. As pessoas têm outras tarefas tão importantes quanto aquelas que a diretoria decidiu realizar. JAMAIS conclua que algo é ‘rápido’ ou ‘fácil’;
– Tenha um canal oficial de comunicação: seja físico ou digital, este é um canal importante para manter as pessoas informadas sobre o que acontece na empresa. Ninguém gosta de ser ‘o último a saber’.
– Tenha um gerenciador de tarefas público: todas as áreas precisam saber o que as outras estão fazendo, qual é o andamento do projeto, e como serão impactadas. Os gerenciadores são formas práticas e claras de comunicar isso em tempo real.