Muitos gestores pensam que colaboradores altamente produtivos são aqueles que entregam suas tarefas rapidamente e estão sempre presentes no dia a dia da empresa. Será?
A produtividade em geral está sempre conectada a um equilíbrio de dois “indicadores”: a quantidade e a qualidade de trabalho realizada e os recursos gastos durante esse trabalho.
Por isso, produzir mais não significa necessariamente que você está usando melhor seu tempo – às vezes pode ser o contrário.
Por exemplo, às vezes o objetivo de um projeto ou tarefa pode ser quantitativo (como escrever 3 relatórios). Outras vezes pode ser qualitativo (como criar um aplicativo para pessoas com deficiência auditiva). Porém, em todos os casos você terá que concluir as etapas com qualidade, sempre tentando reduzir o tempo e os gastos envolvidos.
MITO 1: Mais vale o feito do que o bem-feito
O planejamento é tão importante quanto a execução. Por isso, se você fizer um bom planejamento do que precisa fazer, as chances de ter retrabalho depois com aquela tarefa ou do resultado dela não ser satisfatório diminuem. Para fazer algo bem-feito o mais rápido possível, o ideal é que você invista no planejamento e que isso faça parte da sua rotina.
Algumas dicas para fazer um bom planejamento são:
- Estruturar o projeto com objetivos claros e diretos
- Distribuir as funções para cada pessoa do time
- Usar ferramentas eficientes para comunicar e registrar cada etapa concluída
- Acompanhar calendário de ações e indicadores como os índices de turnover, de absenteísmo e cancelamento (churn) dos seus clientes.
MITO 2: Ser multitarefa é ser produtivo e engajado
O mito de que ser multitarefa é bom vem da ideia de que, quanto mais coisas fazemos, mais somos produtivos. O problema é que cada vez que você precisa mudar rapidamente de uma tarefa para outra causa uma interrupção, chamada pelos psicólogos de ‘custo de mudança’ e ela é prejudicial para a sua mente.
Um estudo de 2003, publicado no International Journal of Information Management, descobriu que a pessoa típica verifica o e-mail uma vez a cada cinco minutos e que, em média, leva 64 segundos para retomar a tarefa anterior depois de verificar seu e-mail. Então, apesar de responder seus e-mails assim que eles chegam parecer ser uma coisa positiva, na verdade é uma perda de tempo porque você está deixando de finalizar a sua outra tarefa.
MITO 3: Não fazer nada durante os intervalos do expediente é ruim
Este mito está muito associado à cultura ‘workaholic’ de que é preciso estar trabalhando o tempo todo para ser bem-sucedido. A OMS e a OIT estimam que quase um em cada dez trabalhadores em todo o mundo (cerca de 480 milhões) tem de trabalhar mais de 55 horas por semana, tendência que pode ser ainda mais agravada devido à pandemia de covid-19, que mudou profundamente o mundo laboral.
Porém a ciência já comprovou que o trabalho em excesso é prejudicial para a nossa criatividade e produtividade. Isso porque o descanso ajuda o cérebro a fazer conexões inesperadas e obter novas inspirações. Isso porque não adianta nada forçar o cérebro para desempenhar uma atividade quando ele já se encontra cansado e saturado. O resultado será medíocre e insuficiente, pois o ser humano tende a ser menos criativo e produtivo quando se encontra em momentos de sobrecarga.
Outro ponto importante a considerar é que o equilíbrio entre o trabalho, os estudos e o lazer (ócio criativo) é a chave para que as pessoas sejam mais felizes e engajadas em todos os aspectos de suas vidas.
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MITO 4: Estar ocupado o tempo todo é sinal de produtividade
Estar ocupado e ser produtivo são duas coisas bem diferentes. Enquanto estar ocupado pode significar que você tem excesso de trabalho, enquanto ser produtivo significa que, independente de ter muitas ou poucas coisas para fazer, você apresenta resultados relevantes.
E se antes da pandemia já era fácil confundir ocupação com produtividade, com o trabalho remoto ficou mais difícil discernir entre as duas coisas. O trabalho à distância requer que as pessoas elevem o nível de como se comunicam. A comunicação precisa ser mais clara e direta, caso contrário ficará difícil de alinhar as demandas, tarefas, objetivos e decisões a serem tomadas.
O problema é que muitos acreditam que para se comunicar bem é preciso se comunicar em excesso. O que também não é verdade. As empresas de videoconferência, por exemplo, registraram um aumento de 500% no numero de usuários durante a pandemia. O crescimento no uso do Google Meet, por exemplo, ultrapassou 60% por dia, em abril de 2020. A utilização do Meet hoje é 25 vezes maior que em janeiro de 2020.
Ter reuniões o dia inteiro e a todo momento não significa que você está necessariamente produzindo algo bom. É preciso reavaliar a quantidade de reuniões e garantir que, aquelas que são realmente necessárias, tenham objetivos previamente definidos e que cada um saia de lá ou com um problema resolvido ou com tarefas distribuídas.
MITO 5: Nunca diga “não” a alguém
Muitas vezes temos medo de dizer ‘não’ a alguém no trabalho porque achamos que, ao fazer isso, estaremos admitindo alguma incapacidade de realização. Mas isso não passa de um mito. Na verdade ao negar fazer algo você está definindo para você e para a outra pessoa que estabeleceu limites e prioridades e que vai respeitá-los.
Para que você saiba quando é a hora certa de dizer ‘não’, você precisa ter uma lista de tarefas (só coloque as que realmente você vai fazer) e definir prioridades. Assim você terá um guia do que precisa fazer naquele dia e conseguirá dizer “não”, caso outra tarefa vá tomar o tempo daquilo que é mais importante.
Algumas ferramentas que ajudam a mapear as tarefas no dia a dia, como Trello, Azana e JIRA também serão seus aliados na hora de priorizar o que deverá ser feito e o nível de urgência de cada tarefa. Lembre-se dizer ‘não’ faz parte do jogo, porém encontrar a forma mais respeitosa de dizer isso também é. É indispensável que você use a Comunicação Não-Violenta sempre que for dizer ‘não’ a alguém.
MITO 6: Para ser produtivo é preciso ter apenas força de vontade
Quero ser muito produtivo e isso basta para que eu consiga alcançar resultados satisfatórios. Não funciona bem assim. Existe uma série de outras variáveis que te impedem de ser produtivo no seu dia a dia como imprevistos, problemas críticos e até solicitações diretas do seu gestor.
Ser produtivo também envolve a consciência de que não será possível realizar tudo tão rápido e bem quanto você gostaria. Por isso a melhor coisa a se fazer é criar rotinas e metodologias para otimizar seu tempo e focar nas suas tarefas. Algumas dicas são:
- Tenha uma lista de tarefas pequena. De acordo com pesquisas, apenas 41% dos itens de uma lista de tarefas são realmente feitos. Por isso, coloque apenas o que você realmente vai fazer para não se frustrar com aquilo que não foi feito e assim evitar o estresse.
- Organize e evite desperdiçar seu tempo. Sua reunião pode ser uma tarefa no JIRA ou no Trello? Então por que você precisa gastar tempo procurando um espaço na agenda ou parar o trabalho de toda a equipe durante 1 hora?
- Priorize aquilo que vai te trazer melhores resultados mais rápido. 80% dos bons resultados vêm de 20% das atividades, então a dica é conhecer quais são essas atividades-chave.
- Delegue ou peça ajuda. Se você não vai conseguir cumprir uma tarefa sozinho, mas está seguro que ela é importante para os resultados do projeto, então peça ajuda para outras pessoas.
MITO 7: Se eu tiver mais tempo, serei mais produtivo
Ser produtivo é saber aproveitar o tempo, o que não significa que, quanto mais tempo, mais tarefas você conseguirá concluir. Veja como a ilusão de que ter mais tempo vai solucionar todos os problemas de falta de produtividade pode ser facilmente desmascarada: se você tem 8 horas de trabalho, mas passa 4 horas do seu dia em reuniões, sobra apenas 4 horas para trabalhar.
Mas se aumentar a carga horária para 9 horas provavelmente irá aumentar o número de horas gastos em reuniões e sobrará o mesmo número de horas para as outras atividades. Portanto, o problema está na má gestão do tempo e não na quantidade de horas disponível.
A Gestão do tempo envolve o processo de planejamento e execução do controle consciente do tempo e das atividades. Então, você deve saber o quanto gastou e ainda vai gastar para executar determinadas tarefas e se não sabe, comece a planejar. Outra dica é eliminar aquilo que te distrai como conversas paralelas, relatórios sem utilização prática e visitas desnecessárias são alguns exemplos.
Por isso, faça um teste: tente fazer um planejamento de tarefas a serem realizadas nos próximos 15 minutos e foque nessa tarefa até que esteja concluída. Depois avance para os próximos 15 minutos e assim por diante.
Conclusão:
Se você quer que sua equipe seja produtiva e engajada, esqueça os mitos sobre “quanto mais ocupado, melhor” ou “ser multitarefa”. A produtividade depende muito mais da otimização e gestão do tempo e das prioridades do que qualquer outra coisa. Outro ponto crucial para que um time alcance a alta performance é a confiança na liderança e na empresa e forma como ela se comunica com os colaboradores. Além disso, estimular o descanso e adotar processos e metodologias ágeis pode ajudar bastante na construção de profissionais mais confiantes e criativos. Afinal, ser produtivo é muito mais do que ser um profissional que executa tarefas: é seruma pessoa feliz, conhecer seu propósito e onde quer chegar.
